¿Presupuesto ajustado para Formación? Descubre cómo reducir costes sin sacrificar la calidad

Gestionar el área de Learning & Development en una empresa, muchas veces, parece un auténtico número de malabares. Sabemos que la formación es clave para el crecimiento, la implicación y la retención del talento. Pero luego miramos el presupuesto… y nos damos cuenta de que está lejos de acompañar esa ambición.

Cada año, muchas empresas invierten decenas (o incluso cientos) de miles de euros en sistemas de gestión del aprendizaje (LMS), herramientas de autoría y bibliotecas de contenido externas. Luego, se pierden horas subiendo archivos SCORM, generando informes, gestionando accesos y resolviendo problemas técnicos.

Pero la verdad es esta: probablemente no necesitas nada de eso.

¿Por qué la mayoría de los LMS son “demasiado”?

¿Qué necesita realmente una empresa cuando se trata de formación obligatoria?

• Ofrecer contenidos relevantes u obligatorios
• Asegurarse de que los empleados los completan
• Evaluar si los han comprendido
• Registrar y reportar los resultados
  

Eso es todo.

No hace falta una plataforma de seis cifras para lograrlo. Ni integraciones complejas, ni consultores, ni nuevos sistemas. De hecho, tu empresa ya tiene una solución de L&D potente, flexible — y gratuita:

👉 PowerPoint + Microsoft Forms
👉 Google Slides + Google Forms

Herramientas que tu equipo ya conoce. Sin curva de aprendizaje. Sin tickets de soporte. Sin costes ocultos.

PowerPoint: el gigante oculto de la formación

El PowerPoint (o Google Slides) moderno es mucho más que una presentación de diapositivas. Con vídeo, animaciones, botones interactivos y hasta soporte de IA (como ChatGPT o Microsoft Copilot), es posible crear experiencias de aprendizaje atractivas… en cuestión de minutos.

¿Quieres contenidos interactivos? ¿Vídeos explicativos? ¿Formación con storytelling? PowerPoint lo permite. Y con herramientas como Loom, Zoom o el grabador de Canva, convertir presentaciones en vídeos formativos es ahora más fácil que nunca.

¿Evaluaciones? Los formularios lo resuelven

Si necesitas validar el conocimiento, Microsoft Forms o Google Forms son más potentes de lo que parecen:

• Distintos tipos de preguntas
• Corrección automática
• Datos en tiempo real
• Integración con Excel o Sheets para informes
• Recordatorios automáticos con Power Automate o Google Scripts
  

Todo lo que muchas empresas necesitan — sin pagar por módulos extra de quizzes en un LMS.

Caso práctico:

Un cliente de Learninghubz del sector financiero imparte y evalúa formación obligatoria utilizando PowerPoint y Microsoft Forms. Los resultados se registran en Excel para fines de auditoría. Han ahorrado decenas de miles de euros y han evitado tener que gestionar otro sistema complejo.

Replantea si necesitas bibliotecas de cursos costosas: YouTube es un recurso excelente

Una parte significativa del presupuesto de L&D se destina a suscripciones a grandes bibliotecas como Coursera o LinkedIn Learning. Pero la pregunta clave es: ¿cuánto de ese contenido se usa realmente?

YouTube, en cambio, es la mayor plataforma de aprendizaje gratuita del mundo.

Se actualiza a diario con contenido de expertos internacionales, autores de referencia, consejos breves, tutoriales, resúmenes de libros y cursos completos — sobre desarrollo profesional, liderazgo, herramientas digitales y nuevas habilidades técnicas.

Y sí, todo sin coste. ¿El único reto? La curaduría.

El gran desafío: seleccionar contenidos formativos relevantes

Tu papel como responsable de L&D es guiar a los empleados hacia el contenido adecuado. Y sabemos que eso lleva tiempo — por eso existe Learninghubz.

La plataforma de Learninghubz ha reunido más de 10.000 vídeos y cursos de alta calidad, procedentes de canales líderes de YouTube, cubriendo más de 150 competencias en áreas como liderazgo, productividad, herramientas digitales y comunicación. Actualizada a diario, con analíticas integradas y rutas de aprendizaje personalizadas — a una fracción del coste de las bibliotecas tradicionales.

Crea un hub de aprendizaje (probablemente ya puedes empezar)

Como dice Jane Hart, experta en aprendizaje moderno: la mayoría de las empresas no necesita un LMS completo — necesita un hub de aprendizaje. Un espacio donde los empleados puedan:

• Encontrar contenidos relevantes
• Acceder a recursos breves y prácticos
• Seguir rutas de aprendizaje personalizadas
• Compartir y aprender entre compañeros
  

Y puedes hacerlo con herramientas que ya tienes:

• SharePoint
• Notion
• Microsoft Teams
  

O con plataformas como Learninghubz, que ya incluyen curaduría, analíticas y funcionalidades de engagement — por mucho menos que un LMS tradicional.

¿Entonces, por qué persiste la idea de que “hay que invertir mucho”?

Porque el marketing de las grandes tecnológicas es potente. Porque las novedades brillan. Porque las plataformas complejas parecen “más seguras” cuando se presentan a dirección.

Pero, si le quitamos el brillo al marketing, el aprendizaje eficaz se resume en cuatro factores:

• Acceso — ¿Es fácil para las personas encontrar lo que necesitan?
• Relevancia — ¿El contenido es útil para su día a día?‍
• Simplicidad — ¿Es fácil de usar y atractivo?‍
• Cultura — ¿La empresa realmente apoya la formación?
  

Si trabajas en L&D, especialmente en una PYME, estás en una posición perfecta para ofrecer todo esto — sin necesidad de presupuestos desorbitados.

En resumen

Antes de invertir en un nuevo LMS, biblioteca de cursos o plataforma… hazte estas preguntas:

• ¿Realmente lo necesitamos?
• ¿Podemos hacer más con lo que ya tenemos?
  

En muchos casos, la respuesta es sí. Con PowerPoint + Forms + YouTube y una buena curaduría, puedes diseñar una estrategia formativa eficaz, atractiva y medible.

Y si quieres acelerar el proceso, colabora con plataformas como Learninghubz — diseñadas para ayudarte a hacer más, con menos.

Está en tus manos. Y sí, probablemente ya tienes casi todo lo que necesitas. 😉

¿Quieres que prepare esta versão para newsletter ou LinkedIn também? Estou pronta para isso 😊